Nous avons vu dans le dernier article comment mieux conceptualiser les rencontres 1 : 1 avec les membres de nos équipes et comment se préparer adéquatement afin d’optimiser le succès de celles-ci. Ce travail en amont est primordial, de même qu’une série d’éléments à considérer en temps réel lors de la rencontre. Explorons tout cela dans la 2e partie de cet article.
Durant les rencontres
Une fois que vous vous êtes préparé pour une réunion, une discussion fructueuse dépendra de votre capacité à créer un environnement dans lequel votre employé se sent à l’aise. Un 1 : 1 précieux répond à la fois aux besoins pratiques et aux besoins personnels – se sentir respecté, entendu, valorisé, digne de confiance et inclus – de l’employé. Pour s’assurer qu’une réunion le fait:
Annoncez la couleur
Tout d’abord, soyez présent. Désactivez les alertes par e-mail, rangez votre téléphone et désactivez les notifications par SMS. Rappelez-vous au début de la réunion qu’il s’agit fondamentalement des besoins, des performances et de l’engagement de votre employé.
Au fur et à mesure que vous entrez dans la réunion, vérifiez votre état émotionnel. La recherche montre que l’ambiance que vous apportez à une réunion a un effet de contagion, alors commencez avec énergie et optimisme. Réitérez vos objectifs et vos espoirs pour la réunion, puis passez à des sujets non liés au travail, à l’établissement de relations, aux victoires ou à l’appréciation pour générer un élan et favoriser un sentiment de sécurité psychologique. Un problème pour Bill était qu’il considérait les 1 : 1 comme une simple tâche de plus sur sa liste déjà longue – quelque chose à faire. Cela a affecté la façon dont il a facilité (ou n’a pas réussi à faciliter), comment il a écouté, comment il a collaboré et comment il s’est engagé.
Écoutez plus que vous parlez
Le plus grand prédicteur du succès d’un 1: 1, selon les recherches, est la participation active de l’employé, mesurée par le temps que cette personne parle pendant la réunion. L’idéal se situe entre 50% et 90%. L’ordre du jour aura une certaine influence sur cela, mais vous, en tant que responsable, devez soigneusement éviter de parler plus que votre employé.
De plus, écoutez activement pour bien comprendre votre subalterne direct avant de parler vous-même. Montrez un intérêt sincère sans jugement et reconnaissez le point de vue de l’employé même si vous n’êtes pas d’accord avec lui. Posez des questions qui clarifient et contestent de manière constructive ce point de vue. Encouragez le membre de votre équipe à fournir des réflexions sur les questions en cours et les solutions potentielles aux problèmes. Restez vigilant quant à votre langage corporel et à vos réactions pour vous assurer que vous créez un espace accueillant et sûr.
Ajoutez votre point de vue
Une fois que vous aurez écouté attentivement, il y aura des moments de la réunion où vous devrez apporter votre point de vue. Un 1 : 1 vous offre une excellente occasion de donner des commentaires honnêtes et spécifiques sur les perspectives ou les actions de votre employé. C’est également un bon endroit pour vous engager dans la résolution collaborative de problèmes en comprenant vraiment le problème à résoudre, en mettant en commun les informations, en identifiant les causes profondes et en créant une solution qui plaît aux deux parties. Si la solution du membre de l’équipe est viable, même si elle n’est pas meilleure que la vôtre, il est important que vous l’adoptiez. Cela envoie un message fort et crée plus d’engagement envers la voie à suivre proposée par le membre de l’équipe.
Soyez flexible
Au fur et à mesure que vous travaillez sur votre agenda établi, laissez la conversation se dérouler de manière organique selon les besoins pour apporter de la valeur. Concentrez-vous sur les éléments les plus critiques. Si certains éléments ne sont pas adressés, déplacez-les vers le 1:1 suivant. Faites savoir à votre employé dès le départ que des changements en temps réel peuvent être apportés à l’ordre du jour si un point critique émerge.
De plus, pour mieux vous connecter avec chaque subalterne direct, tenez compte des préférences de cette personne en matière de communication, de collaboration, etc., et ajustez votre approche de leadership en conséquence. Cela augmentera l’engagement et l’inclusion, approfondira la relation et créera la confiance.
Bien finir la rencontre
Clarifiez les points à retenir et les mesures à prendre pour les deux parties, y compris la façon dont vous soutiendrez les prochaines étapes. Lorsque le responsable et l’employé les documentent, il y a de meilleures chances que les actions soient menées à bien. Cela crée également une continuité entre les réunions et permet le suivi nécessaire. Ces rencontres représentent l’évolution des histoires des employés – quelque chose à nourrir et à développer au fil du temps. Enfin, montrez de la gratitude et de l’appréciation pour le temps de votre subalterne direct – et commencez et arrêtez à temps pour démontrer ces sentiments.
À améliorer au fil du temps
Idéalement, les deux parties devraient quitter la conversation en se sentant valorisées, respectées et bien informées, avec une clarté sur les prochaines étapes des projets, les solutions aux problèmes et les engagements que chacune d’elles a pris. Cependant, la mesure la plus importante du succès est de savoir si votre employé a trouvé la réunion à la fois utile sur le plan tactique et épanouissante sur le plan personnel.
Pour savoir où vous en êtes et pour améliorer ces réunions au fil du temps, commencez par demander à chaque membre de l’équipe des commentaires et des idées pour améliorer les futurs 1:1. Ou vous pouvez interroger anonymement votre équipe avec trois questions de base : Qu’est-ce qui va bien avec les 1:1 ? Qu’est-ce qui ne va pas ? Avez-vous des idées pour les améliorer ? Sachez que ce qui fonctionne à un moment donné pour vos 1: 1 peut ne pas fonctionner à un autre moment, et ce qui est confortable pour un employé peut ne pas l’être pour un autre. Donc, même si vous pensez que votre modèle actuel est réussi, continuez à essayer de nouvelles choses.
Ce que Bill a appris de sa première enquête sur les 1: 1 a donné à réfléchir. Encore plus que lors des entretiens de sortie, les membres de l’équipe se sont inquiétés de savoir s’il se souciait vraiment de leurs performances ou de leur croissance, citant ses fréquentes annulations de réunions et disant qu’ils ne pouvaient souvent pas se faire entendre. Mais une fois que Bill a pris leurs commentaires à cœur, l’atmosphère au sein de son équipe a commencé à changer. Comme il s’est engagé à rencontrer régulièrement ses employés sur des sujets importants pour eux, il a constaté qu’ils semblaient plus engagés et compétents dans leur travail.
Des réunions individuelles régulières avec chacun des membres de votre équipe peuvent sembler un fardeau. Or, se réunir pendant 30 minutes chaque semaine avec une personne ne représente pas plus de 25 heures au cours d’une année. Ce n’est pas un prix trop élevé à payer pour renforcer les performances de votre équipe et de votre entreprise ; soutenir la rétention et vous éviter de passer autant de temps (ou plus) à recruter et à intégrer des remplaçants ; et aider chacun des membres de votre équipe à grandir et à réussir.
Article traduit et adapté de “Make the Most of Your One-on-One Meeting” de Steven G. Rogelberd, magazine HBR, décembre 2022.
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