Le manuel de l’employé a toujours sa place en entreprise en 2022, autant pour clarifier le cadre dans lequel les équipes évolueront, que pour contribuer à leur mobilisation.
Il apporte de la clarté et de la cohérence dans l’entreprise, il facilite la recherche d’information et donc encourage l’autonomie des employés. Le manuel de l’employé nous sert à transmettre divers renseignements, de manière à comprendre l’essence de l’organisation.
Il nous sert aussi à présenter le fonctionnement et la structure de l’entreprise à nos équipes de travail, de manière à leur donner leur envie de venir nous rejoindre dans l’aventure et mieux communiquer notre vision d’entreprise sur le court et le long terme.
Que doit comprendre le manuel de l’employé?
Nous y communiquons l’historique, la mission et la vision de l’organisation, ainsi que les différentes valeurs de l’entreprise. Le manuel permet de regrouper les politiques et procédures de l’organisation, ainsi que les conditions de travail (rémunération, heures de travail et d’affaires, comptabilisation des heures travaillées, heures supplémentaires, vacances et congés fériés, congés de maladie, évaluation du rendement, avantages sociaux, etc.) Le manuel peut également présenter les politiques administratives concernant le code vestimentaire, l’entretien des lieux et des équipements, les aspects relatifs à la santé et la sécurité. Les différents mécanismes et moyens de communication, la politique relative aux retards et absences, à l’utilisation des médias sociaux et la liste des personnes-ressources y trouvent également leur place. Vous pouvez même y présenter vos pratiques en matières de responsabilité sociale ou environnementale, vos habitudes (réunion hebdomadaire, activités sociales, etc.)
La rédaction du manuel de l’employé permet une uniformisation des pratiques de gestion et assure une équité parmi leur application. Il présente aux employés ce qu’ils peuvent ou ne peuvent pas faire, il agit comme un cadre de référence auprès de ceux-ci. C’est un document qui facilite l’intégration en poste des nouvelles personnes dans l’équipe en leur mentionnant notamment les différentes attentes au niveau de la gestion concernant le degré d’autonomie espéré, le type de comportement clé à privilégier, les règles en matière de confidentialité liées à leur poste, les indicateurs de performance sur lesquels ils seront évalués, etc.
Afin d’alléger la lecture est de rendre le document accessible au plus grand nombre de postes possible dans l’organisation, il est préférable de référer à l’externe les contenus plus spécifiques. Par exemple, référer via un lien cliquable aux différents ordres professionnels ou encore à la CNESST, afin de diriger le lecteur vers le bon contenu pour son poste et de ne pas dédoubler les informations qu’ils auront à intégrer. Dans le même ordre d’idée, les éléments plus disciplinaires tels que les politiques concernant le harcèlement psychologie et sexuel, la consommation de drogue et d’alcool, les conflits d’intérêts ou l’éthique peuvent être sortis du manuel et regroupés dans un autre document accessible via un lien cliquable.
Comment présenter le manuel de l’employé à nos équipes?
En fonction des différents profils des employés de l’entreprise, il vaut mieux adapter le ton, le niveau de langage ainsi que le format de présentation du contenu, afin que chacun se sente interpellé et confortable d’en prendre connaissance. Vous pourriez par exemple bâtir un document mère contenant l’ensemble des informations du manuel et en extraire certaines sections, à diffuser de manière imprimée, visuelle – via des capsules vidéo, en infographie, toutes disponibles autant sur l’intranet, dans les lieux physiques de l’entreprise, sur les cellulaires et sur l’ordinateur.
Le manuel de l’employé se veut un document évolutif qui suivra le développement de la structure organisationnelle et de la croissance de l’entreprise à travers ses différentes expériences. Il est un complément au contrat de travail et au « Culture book », qui lui est utilisé spécifiquement pour favoriser l’engagement et le sentiment d’appartenance des équipes en présentant les valeurs, les histoires et anecdotes, certaines photos et même vidéos de l’entreprise de manière à donner envie au personnel de se mobiliser pour cette organisation.
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