L’expression « faire son grand ménage de printemps » vous est sûrement familière. Elle évoque probablement pour vous l’image d’un renouveau passant par le nettoyage de fond en comble de votre maison ou de votre espace bureau.
Pourtant, le « ménage de printemps » de votre entreprise devrait également être considéré comme un moment d’arrêt incontournable; un temps pour prendre du recul et vous réorganisez afin d’optimiser la productivité de votre organisation. Aucune entreprise ne devrait attendre le printemps ou une quelconque saison en particulier pour revoir ses priorités, ses processus et ses systèmes. Il en va de l’intégrité physique de votre organisation. Mais pour ceux qui désirent commencer ce processus, le printemps est tout de même un bon moment pour passer à l’action.
Avant toute chose, commencez d’abord par « nettoyer » votre état d’esprit! Pour ce faire, utilisez par exemple un journal ou tout autre support (tableau blanc, Post-it, etc.) afin de mettre par écrit vos pensées en les visualisant concrètement. Utilisez des stylos de couleur ou des surligneurs comme repères visuels pour trouver rapidement les actions clés qui guideront votre organisation ou permettront de classer et de regrouper vos idées.
À l’aide d’une carte graphique, faites l’inventaire de vos activités actuelles et futures. Créez un code de couleur pour cibler les actions qui sont vitales pour votre équipe et vous. Une de vos activités n’a pas d’objectifs ou de valeur précise ou aucune possibilité d’amélioration future. Peut-être opterez-vous alors pour la cessation ou le réalignement de cette activité!
Ce remue-méninges vous permettra de pointer certains écueils nécessitant une action immédiate ou imminente de votre part. Comportant souvent plusieurs étapes, ces priorités nécessiteront peut-être l’embauche de nouvelles ressources extérieures ou de personnels. Divisez votre démarche de résolution de problèmes en plusieurs paliers faciles à gérer, à organiser et… à réaliser!
Restez organisé en revoyant régulièrement cette carte mentale et en réactualisant l’inventaire de vos priorités. Mobilisez votre équipe vers des objectifs communs alignés sur des indicateurs de performance fiables qui guideront votre organisation.
« Éliminer le désordre nous aide à nous préparer et à profiter des mois à venir, plus chauds et, espérons-le, plus productifs. » (Stillman, 2019)
Une fois que vous aurez désencombré votre esprit et réorganisé les lignes directrices de votre entreprise, prenez des mesures supplémentaires pour «nettoyer» en profondeur votre entreprise.
Divisez d’abord vos interventions en vous concentrant sur certains domaines spécifiques:
- Commerce électronique, en ligne, empreinte numérique;
- Opérations;
- Espace physique ou usine;
- Expérience client et points de vente.
Il existe huit domaines clés qui devraient particulièrement retenir votre attention lors de votre «grand ménage de printemps»:
- Procéder à l’automatisation et à la numérisation vous aidera à accélérer vos processus puisque certaines étapes s’accompliront d’elles-mêmes. La numérisation vous aidera à optimiser l’efficacité du stockage de vos documents ou de vos ressources.
- Se désabonner des listes inutiles vous permettra de passer en revue les listes accumulées par votre entreprise au fil du temps.
- Faire l’audit de toutes les activités et des processus de questionnements permettra de supprimer les redondances et toutes ces activités inutiles qui ralentissent ou n’ajoutent aucune valeur à l’expérience client.
- Examiner les zones négligées rendra plus facile la réaffectation de ressources là où vous en avez le plus besoin. Peut-être envisagerez-vous d’éliminer certains secteurs n’apportant aucun bénéfice à votre entreprise à court ou moyen terme.
- Rafraîchir et consolider les documents destinés aux clients rend possible l’envoi de documents fiables et positionnant mieux votre entreprise et son image de marque.
- Examiner les membres du personnel et les affectations de poste vous assure d’affecter la bonne personne au bon poste au sein de votre organisation.
- Examiner, réorganiser ou consolider votre inventaire permet la bonne gestion des stocks anciens ou obsolètes, mais aussi de prévoir un inventaire efficace et juste correspondant aux besoins futurs de votre entreprise.
- Désencombrer les espaces et nettoyer en profondeur sont des actions concrètes qui aideront votre entreprise à faire «table rase» et à analyser votre entreprise du point de vue de votre client.
Lors de votre opération de nettoyage printanier, ne lésinez pas sur les petits détails: nouveaux uniformes, rafraîchissement du matériel de marketing et des comptes de médias sociaux, etc. Envisagez également de réorganiser l’espace physique en considérant votre zone de travail du point de vue du client: qu’est-ce que votre client voit qu’il n’a pas besoin de voir ou ne devrait pas voir? Passez en revue les notes, les plaques et les éléments affichés accumulés au fil du temps. Si cela est nécessaire, songez à les actualiser ou à les supprimer.
Il est également temps de vous attaquer à la maintenance de vos installations en effectuant tous ces menus travaux d’entretien intérieur et extérieur trop longtemps négligés.
« Même si vous faites un bon travail pour maintenir un espace de bureau propre, nettoyer autour de vous peut parfois vous aider à vider votre esprit; un processus qui est essentiel pour tout propriétaire de petite entreprise. Lorsque vous rencontrez des problèmes ou que vous vous sentez dépassé, organiser et nettoyer votre espace de bureau peut vous aider à vous sentir plus calme, clair et capable de trouver des solutions.» (Germanos, 2019)
Germanos recommande aussi de repeindre, d’ajouter des plantes, de nettoyer les filtres à air, de vérifier ou de remplacer les piles dans les détecteurs de fumée/monoxyde de carbone et les extincteurs, de mettre à jour toutes les licences et permis affichés, etc. Ces étapes vous aideront à rendre votre bureau ou votre espace plus habitable, mais aussi à améliorer le moral de votre personnel et votre expérience client.
Un nettoyage en profondeur de votre entreprise pourrait également inclure:
- Le renouvellement de vos stratégies marketing;
- Une réorganisation de vos objectifs commerciaux;
- Une mise à jour des énoncés de mission ou de vision de votre entreprise;
- Une segmentation et une réorganisation de vos listes de clients;
- Un examen de la situation financière de votre entreprise, etc.
«Donner à votre petite entreprise un bon nettoyage de printemps est un excellent moyen de gagner en énergie et en succès.» (SeeGirlWork, 2018)
Bref, l’intensité de votre «grand ménage de printemps» doit être dosée en fonction de l’amélioration de l’expérience client et des bénéfices recherchés.
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