Dans un contexte de pénurie de main-d’œuvre tel que nous le connaissons actuellement, l’importance de bien accueillir, de bien intégrer et de bien gérer notre personnel prend plus que jamais son sens. La rétention de nos équipes ainsi que leur adhésion à la mission de l’entreprise sont cruciales pour faire grandir notre projet et pour faire de leur embauche des leviers de développement. Le sentiment d’appartenance d’un employé est influencé dès le processus de recrutement, donc dès la première impression qu’il a de nous et de notre environnement de travail. La mise en place d’une stratégie d’accueil et d’intégration tend à avoir un impact positif sur l’engagement, la mobilisation et l’adhésion de l’employé ainsi que sur la durée de l’emploi.

Une intégration bien réussie favorise non seulement son autonomie, mais aussi son intégration sociale, sa perception du soutien offert par l’entreprise à l’égard de ses employés et sa capacité à trouver lui-même les réponses à ses questions. Il s’agit donc d’un investissement gagnant-gagnant. La firme de consultants en intégration professionnelle « Doc Formation » a réalisé un guide d’accueil et d’intégration d’un nouvel employé pour les entreprises privées, et ce, à la demande d’Emploi Québec. Le présent texte fait état de quelques bonnes pratiques listées dans ce guide, lesquelles visent à favoriser l’intégration et la rétention de la main-d’œuvre.

Les bonnes pratiques…

Durant le processus de recrutement

  • Il importe de donner au nouvel employé un maximum de renseignements sur les valeurs, la philosophie, la culture d’entreprise ainsi que sur les attentes de l’organisation envers son poste.

Durant la préparation à l’accueil

  • Contacter le futur employé afin de confirmer la date et l’heure de son accueil ainsi que la personne qui en est responsable.
  • Préparer son poste de travail (même virtuel) avant son arrivée tout comme mettre en place les documents, les outils et les éléments de sécurité dont il aura besoin pour accomplir ses tâches.
  • Avoir en main ses codes d’accès aux ordinateurs, son adresse courriel et son poste téléphonique.
  • Pour la première journée, prévoir avec qui il prendra ses pauses.
  • Accorder du temps à la présentation dudit employé à ses collègues et autres employés de l’entreprise.
  • Préparer les documents pertinents et assembler la documentation à lui remettre (en profiter pour vérifier si le manuel et l’organigramme sont à jour).
  • Faire une photocopie de sa description de poste.
  • Déterminer les tâches qu’il fera lors de sa première journée.
  • Planifier la formation technique.
  • Prévoir son jumelage avec un employé ou un collègue qui sera identifié à l’avance et qui pourra agir à titre de parrain ou d’accompagnateur.

Lors de la première journée

  • Le nouvel employé doit être accueilli par le supérieur immédiat : entre autres, il lui dresse le portrait de l’entreprise, lui parle des valeurs et de la mission de celle-ci, de ses produits et services ainsi que des conditions de travail et aborde avec lui les comportements souhaités et les règles à respecter.
  • Le supérieur lui fait ensuite visiter l’entreprise et lui présente les membres de son équipe ainsi que son parrain. C’est à ce moment qu’il lui désigne son espace de travail tout comme les outils à sa disposition (ordinateur, fournitures de bureau, etc.)
  • Il lui remet une pochette d’accueil dans laquelle se trouvent le manuel de l’employé, l’organigramme de l’entreprise et son rapport annuel de la dernière année, des cartes professionnelles ainsi que d’autres documents importants.
  • Il lui fait signer le contrat de travail, si cela n’est pas déjà fait.
  • Il constitue le dossier physique et numérique de l’employé.

Durant l’intégration

  • Avoir préparé un plan d’entraînement qui décrit toutes les étapes de la formation.
  • Garder en tête que cette période vise à former l’employé, à le familiariser avec ses nouvelles tâches, puis à l’aider à acquérir les connaissances et habiletés nécessaires à la réalisation de celles-ci.
  • Avoir prévu le processus d’entraînement pour chaque tâche listée dans la description de poste selon les étapes suivantes : explications, démonstration, mise en pratique, habileté acquise ou à travailler (avec commentaires du parrain et mesures pour soutenir le développement de l’employé).
  • Prendre le temps de donner une rétroaction à l’employé sur sa progression dans le plan de formation.

Après l’intégration, dans le suivi et le maintien en emploi

  • Prévoir une rencontre afin de vérifier si l’employé est satisfait de son accueil, de son intégration, de sa formation et de son parrain, s’il a besoin de soutien et si des mises au point sont nécessaires.
  • Procéder à l’évaluation de l’apprentissage acquis via le plan de formation offert et planification de la suite si des éléments ne sont pas acquis.
  • Établir avec l’employé ce qui peut contribuer à le faire progresser dans l’entreprise, à vivre ses aspirations, ses ambitions et ses rêves et à atteindre son plein potentiel.

En rappel

Ces bonnes pratiques en matière d’accueil et d’intégration mettent en lumière la nécessité d’offrir, en plus des conditions de travail intéressantes pour un nouvel employé, un milieu professionnel lui permettant de se sentir accueilli, soutenu, valorisé et encouragé à devenir la meilleure version de lui-même. Une vision claire et partagée lui permettra également d’adhérer à la mission de l’entreprise et d’ainsi mettre à profit tout son potentiel à la réalisation des objectifs de l’entreprise.

Texte fortement inspiré et adapté du guide « Suivez le guide; guide d’accueil et d’intégration d’un nouvel employé/entreprises privées », Doc Formation, une initiative d’Emploi Québec.

Des questions sur le sujet, prenez un rendez-vous avec l’un des membres de notre équipe!

Partagez cet article!